(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、石川県後期高齢者医療広域連合における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　すべての事務の処理は、文書によることを原則とする。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第5条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(文書例式)

第6条　文書の例式は、別に定める。

(文書の整理)

第7条　文書は、常にその所在及び処理の経過を明らかにし、滅失、損傷、紛失、盗難等を予防しなければならない。

(文書取扱主任)

第8条　文書に関する事務を処理するため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書の庁外携行等)

第9条　文書は、公務により特に指示を受けた場合を除き、庁外に携行してはならない。

(受領及び配布)

第10条　文書(主務課に直接送達された文書を除く。)は、総務課において受領し、次に定めるところにより各課に配布する。

(電子文書及びファクシミリにより受信した文書の取扱い)

第11条　電子文書又はファクシミリにより受信した文書は、当該受信した部署で受けるものとし、総務課へ送付することを要しない。

(他の所管に属する文書の取扱い)

第12条　総務課から配布を受けた文書、直接送達された文書又は電子文書若しくはファクシミリにより受信した文書のうち、所管に属さないものがあるときは、直ちに、主務課が明らかなときは当該主務課に送付し、主務課が明らかでないときは総務課に返付し、又は送付しなければならない。

(電話等による収受)

第13条　電話又は口頭により受けた重要な事項は、その要領を記録するものとする。この場合においては、次条の規定を準用する。

(収受の手続)

第14条　文書取扱主任は、配布を受けた文書及び直接到達した文書について、当該文書の余白に収受印(様式第3号)を押し、軽易なものを除き、文書収受件名簿(様式第4号)に記録しなければならない。ただし、次に掲げるものは、当該記録を省略することができる。

(ファクシミリによる収受)

第15条　前条の規定は、ファクシミリで受領した文書の収受について準用する。

(電子文書の収受)

第16条　電子文書は、受信後速やかに用紙に出力して第14条に定める収受の手続により処理するものとする。ただし、受信した電子文書のうち、軽易なものについては、用紙への出力をしないことができるものとする。

(処理の順序)

第17条　第14条により文書取扱主任が収受した文書は、上司の閲覧又は指示を受ける必要があるものにあっては課長に、その他のものにあっては当該事務を担当する職員に回付しなければならない。

(閲覧)

第18条　課長は、特に重要又は異例に属する文書で、直ちに処理し難いもの又は上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、処理前に閲覧に供しなければならない。

(経由文書の処理)

第19条　広域連合を経由して官庁等に進達すべき文書は、収受印の下に「経由」と朱書きし、経由文書収受件名簿(文書収受件名簿の様式と同じ。)に記載しなければならない。

(起案)

第20条　文書の起案は、起案用紙(様式第5号)を用いることを原則とする。

(回議)

第21条　起案文書又は閲覧に供する文書は、関係職員に回議の上、課長、事務局長を経て、広域連合長の決裁又は供覧を受けなければならない。

(回議の特例)

第22条　起案文書又は閲覧に供する文書で特に重要なもの、秘密を要するもの及び急施を要するものは、課長又は起案者自ら携行して決裁又は供覧を受けなければならない。

(合議)

第23条　他課と関連のある事案は、その課に合議しなければならない。

(起案文書の変更又は廃案)

第24条　起案文書で決裁の趣旨が当初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(起案の日付等)

第25条　起案文書に係る起案、決裁及び施行の年月日は、その都度、起案文書に記載しなければならない。

(条例等の合議)

第26条　条例、規則、訓令、告示及び公告に関する起案文書については、総務課長に合議しなければならない。ただし、告示及び公告のうち、その文案について、あらかじめ総務課長の審査を受けたものについては、この限りでない。

(浄書等)

第27条　決裁文書その他文書の浄書、印刷及び施行は、主務課において行うものとする。

(浄書文書の校合)

第28条　浄書した文書は、主務課において決裁文書と校合しなければならない。

(施行文書の発信者)

第29条　施行文書は、特別の定めのあるものを除くほか、原則として広域連合長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、広域連合名又は決裁権限を有する者の職名及び氏名を用いることができる。

(公印及び電子署名の使用)

第30条　電子文書を除く施行文書は、決裁を受けた起案文書と契印をもって割印し、発信者の公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(発送及び送付)

第31条　文書(ファクシミリによるもの及び電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、総務課長が行うものとする。ただし、電報及び電子郵便によるものは、主務課長が行うものとする。

(電子文書及びファクシミリによる文書の送信)

第32条　ファクシミリによる文書及び電子文書の送信は、所属において行うものとし、送信に当たっては、誤送信とならないよう注意しなければならない。

(公文書の書式)

第33条　起案文書、発送文書、資料、帳簿、伝票類その他の文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令その他広域連合長が特に必要と認めたものは、この限りでない。

(文書整理の原則)

第34条　文書は、必要に応じて直ちに取り出せるよう常に整理し、かつ、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障のないよう、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。

(文書の保存期間)

第35条　文書の保存期間は、法令等に定めがあるもののほか、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の起算日)

第36条　文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。この場合において、4月1日から5月31日までの間において完結した文書のうち前会計年度の出納に係る文書にあっては、前会計年度に完結したものとみなす。

(文書の整理、編集方法及び保管)

第37条　完結した文書は、次に掲げるところにより、主務課において整理し、編集しなければならない。

(電磁的記録の整理及び保管)

第38条　電磁的記録は、主務課において年度(暦年ごとに整理することが適当な電磁的記録にあっては、年)別に整理し、電磁的記録の性質に応じて最も効率的な記録媒体に保管しなければならない。この場合において、電磁的記録のうち電子情報の保管は、当該電子情報を管理するシステムにより行うものとする。

(文書目録)

第39条　文書をつづるファイル等(保存期間が1年以上の完結文書をとじ込むものに限る。)には、文書目録(様式第7号)を添付しなければならない。ただし、他に文書の検索を行うことができるものがある場合は、この限りでない。

(簿冊管理簿の作成)

第40条　主務課長は、毎年度5月末日までに、前年度に完結文書の整理が終了したファイル等について、簿冊管理簿(様式第8号)を作成しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第41条　主務課長は、保管期間が経過した文書を、前条の規定により作成した簿冊管理簿の写しを添えて、毎年度、総務課長が別に定める日までに引き継がなければならない。ただし、電磁的記録及び保存期間が1年の文書については、この限りでない。

(保存文書の管理)

第42条　総務課長は、前条第1項本文の規定により引継ぎを受けた保存文書(以下「引継保存文書」という。)を、その保存期間中総務課の書庫に収蔵の上保存し、借覧及び閲覧に供することができるよう整備しておかなければならない。

(担当事務の変動に伴う文書等の引継ぎ)

第43条　主務課長は、その担当する事務が他の主務課長の担当する事務となったときは、当該事務に係る文書及び簿冊管理簿を新たに当該事務を担当することとなった主務課長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第44条　総務課長は、完結文書のマイクロフィルムへの撮影に係る事務を総括する。

(引継保存文書の借覧及び庁外持出し)

第45条　引継保存文書を借覧しようとする職員は、文書借覧簿(様式第9号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

(書庫の管理)

第46条　書庫は、総務課長が管理する。

(引継保存文書の廃棄)

第47条　総務課長は、引継保存文書が所定の保存期間を経過したときは、その文書を廃棄するものとする。ただし、あらかじめ主務課長から申出のあった文書については、保存期間経過後、更に保存期間を定めて、これを保存することができる。

(主務課における保存文書等の廃棄)

第48条　主務課において保存していた文書で所定の保存期間を経過したもの及び用済み後保存を必要としない文書は、主務課長が廃棄するものとする。

(歴史的価値を有する文書の保存等)

第49条　前2条の規定により廃棄すべき文書(以下「廃棄文書」という。)のうち歴史資料として価値を有するものの取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(廃棄文書の取扱い)

第50条　保存期間が満了した文書は、総務課長の指定する方法により廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第51条　前条の規定にかかわらず、保存期間が満了した文書であっても、なお引き続き保存の必要があると認めるものは、保存期間を延長して保存することができる。

(簿冊)

第52条　別に定めるもののほか、事務局長が作成し、保管しておかなければならない簿冊は、次のとおりとする。

(その他)

第53条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱い等に関し必要な事項は、別に定める。